Nama : Indri Wulandari
NPM : 15114326
Kelas : 2 KA20
NPM : 15114326
Kelas : 2 KA20
Desain dan Struktur
Organisasi
Pengertian Struktur, Struktur
Organisasi, dan Desain Organisasi
·
Struktur adalah cara sesuatu disusun atau
dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang
untuk mencapai sebuah tujuan.
·
Struktur Organisasi adalah Suatu susunan
dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam
menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan dan dikoordinasikan secara
formal.
·
Desain organisasi, Ivancevich (2008)
mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif
kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
Elemen struktur organisasi
Ada enam elemen kunci
yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
1. Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasidibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
2.
Departementalisasi.
Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama.
Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
3. Rantai
komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa
bertanggung jawab kepada siapa.
4. Rentang
kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang
manajer secara efisien dan efektif.
5. Sentralisasi
dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi
adalah lawan dari sentralisasi.
6. Formalisasi.
Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
A. Struktur
tim
Struktur tim adalah
pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan kerja.Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr
ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan
keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk
menjadi generalis sekaligus spesialis.
B. Organisasi
virtual
Organisasi virtual adalah
organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis secara
detail.
C. Organisasi
Nirbatas
Organisasi
nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando,
memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang
diberdayakan.
Model desain struktur organisasi
Ada
dua model ekstrem dari desain organisasi.
1. Model
mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang
luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
·
Proses kepemimpinan tidak mencakup
persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
·
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik,
rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
·
Proses komunikasi berlangsung sedemikian
rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
·
Proses interaksi bersifat tertutup dan
terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
·
Proses pengambilan keputusan hanya di
tingkat atas, keputusan Relatif.
·
Proses penyusun tujuan dilakukan di
tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
·
Proses kendali dipusatkan dan menekankan
upaya memperhalus kesalahan.
2. Model
organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan
lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi
yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.
·
Proses kepemimpinan mencakup persepsi
tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala
persoalan.
·
Proses motivasi berusaha menimbulkan
motivasi melalui metode Partisipasi.
·
Proses komunikasi berlangsung sedemikian
rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke
atas ke bawah dan kesamping.
·
Proses interaksi bersifat terbuka dan
ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode
partemental.
·
Proses pengambilan keputusan dilaksanakan
di semua tingkatan melalui proses kelompok.Proses penyusunan tujuan mendorong
timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan
realistis.
·
Proses kendali menyebar ke seluruh
orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Macam - macam Desain Organisasi :
1. Desain
Organisasi Tradisional
· Struktur
yang simpel : departemensialisasi rendah
· Struktur
yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi.
· Struktur
yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi
dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan
2 2. Desain
Organisasi Kontemporer
· Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa
grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri
sendiri.
· Matriks dan Struktur Proyek : Para
spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang
project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan
karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai.
· Organisasi tanpa batas-batas organisasi
yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung
untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan
supplier.
· Menghapus penghalang (horizontal).
· Menghapuskan batas-batas external,
mendekat ke stakeholder
Organisasi
yang baik adalah organisasi yang bisa belajar, dan organisasi yang belajar
adalah sebuah organisasi yang mengembangkan kapasitasnya dengan mempelajari,
beradaptasi, dan berubah melalui latihan pengetahuan memanajemen oleh karyawan.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
1. KOMPLEKSITAS
Kompleksitas
adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi, mempertimbangkan tingkat
diferensiasi yang ada dalam oganisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
3
BENTUK DIFERENSIASI :
a a. Diferensiasi
Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan
orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat
pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam
organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin
kompleks pula organisasi tersebut.
b b. Diferensiasi
Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat
diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar
pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi
pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top
manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
c c. Diferensiasi
Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia
sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai
perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk
memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran
jumlah dan jarak.
2. FORMALISASI
Formalisasi
yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan
prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi
merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan.
Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya
mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana
mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan demikian formalisasi
adalah suatu ukuran tentang standarisasi.Formalisasi akan diukur dengan
menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual mengenai kebijakan dan
prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihat kembali uraian
pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara mengenai
formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
3. SENTRALISASI
VS DESENTRALISASI
Sentralisasi,
merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu
titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya
sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan
sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam
Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikan struktur
formal dan bukan dengan organisasi informal.
·
Hambatan sentralisasi :
a. Hanya
memperhatikan struktur formal.
b. Memperhatikan
kebebasan dalam pengambilan keputusan.
c. Konsentrasi
pada seseorang, unit atau tingkat.
d. Kontrol
dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat
rendah.
·
Keuntungan desentralisasi :
a. Setiap
manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi.
b. Dapat
menanggapi perubahan dengan cepat.
c. Memberi
masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
d. Memotivasi
pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
e. Memberi
peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
·
Keuntungan sentralisasi :
a.
Keputusan komprehensif yang akan diambil.
b.
Penghematan dan lebih efektif
Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi
Struktur Organisasi
a.
Keputusan Manajerial
Pengambilan
keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan
kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital
dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana
suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan
meraih sasaran. 4 keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur
organisasi meliputi :
1. Pembagian
kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi seluruh
tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari
aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa
pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui
minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang
percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja
(spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan,
seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan
karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada
ketidakefisienan.
Contoh
: Seorang Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus
seperti pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan
melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).Pendelegasian Kewenangan. Proses
pembagian kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi.
2. Pendelegasian
kewenangan (delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan
pengambilan keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan
memiliki efek positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim
persaingan dalam organisasi.
3. Pembagian
Departemen. Cara organisasi dibagi secara structural. Pembagian departemen ini
dapat dikelompokkan menjadi pembagian departemen berdasarkan fungsinya
(functional departementalization), berdasarkan wilayah (geographic
departementalization), berdasarkan produk (product departementalization),
berdasarkan pelanggan (customer departementalization).
Departementasi yang lebih
khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Waktu
dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
2. Pelayanan
(Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis
dalam suatu kapal pesiar.
3. Langganan
dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah,
militer dan konsumen akhir.
4. Peralatan
dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen
pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
5. Urutan
angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanantelephone dimana
nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor
5001-9999 dalam Departemen lain.
Semakin
besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe
Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal segabai desain
organisasi campuran (hybird design) atau sering juga disebutmixed
departementation. Sebagai contoh, suatu perusahaan industri besar mungkin
diorganisasi menurut wilayah pada tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan
selanjutnya diorganisasi atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
- Departementasi fungsional. Pendekatan
fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin
merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam
merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam
semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing,
fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga
kelangsungan hidupnya. Kebaikan utama Departementasi fungsional adalah
berkaitan denan aspek-aspek positif spesialisasi . secara teoritis,
fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan
karyawan dan peralatan paling ekonomis.
· - Departementasi produk. Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
· - Departementasi wilayah. Bila
organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas
dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak
daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah
dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tipe
organisasi divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan.
Kebaikan-kebaikan antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan
kemungkinan kualitas lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan,
karena ada pemusatan kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan,
karena ada pendelegasian wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas.
Sedangkan kelemahan-kelemahanya antara lain: kepentingan seluruh organisasi
kurang diperhatikan, karena kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi;
meningkatkan biaya operasional organisasi, karena cenderung terjadinya
kelebihan staff, duplikasi sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi
sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.
4. Rentang
Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan
satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
Dimensi Struktur
Tinjauan
mengenai struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga
parameter yang telah di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada
bagian dua yaitu kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.
Berbagai Fungsi Yang Melekat Pada Struktur
Organisasi
Pengembangan
struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan
hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai
fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai
berikut :
1. Wewenang.
Arti wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan sesuatu.
2. Kekuasaan.
Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan
dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang
adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal
tersebut.
3. Tanggung
jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan
sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk
melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4. Akuntabilitas.
Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor
diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki
pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan
akuntabilitas terjadi.
5. Komunikasi
dalam Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara
khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi
formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu
informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas
ke bawah melalui tingkatan organisasi.
6. Hubungan
Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang
disebut Hubungan Lini dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda
untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
7. Rentang
Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of Control) adalah
beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang
manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut dengan istilah-istilah span
of supervision, span of authority, span of management dan span of
attention.
8. Sentrailisasi
dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu
organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9. Rantai
wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan
dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena
adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
10. Kesatuan
perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai
scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan
hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah
terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
11. Ukuran,
yaitu jumlah anggota dalam organisasi.
12. Komponen
administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung
jawab administratif.
13. Spesialisasi,
yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14. Standarisasi,
yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang
bersifat berulang atau regular.
15. Formalisasi,
yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis.
16. Sentralisasi,
Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17. Kompleksitas,
jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
18. Integrasi,
kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan,
atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit
unit.
19. Diferensiasi,
jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau perbedaan
dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari departeman yang
berbeda.
Kesimpulan
Struktur
Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan. Desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai
proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan,
proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan
yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.
Ada
4 keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi
meliputi :Pembagian kerja, Pendelegasian kewenangan (delegation of authority),
Pembagian Departemen, Rentang Kendali. Tiga Dimensi Struktur Organisasi:
kompleksitas, formalisasi, sentralisasi vs desentralisasi. Hambatan
sentralisasi : Hanya memperhatikan struktur formal, memperhatikan
kebebasan dalam pengambilan keputusan, konsentrasi pada seseorang, unit atau
tingkat, kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada
anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah
informasi , dapat menanggapi perubahan dengan cepat, memberi masukan lebih
rinci bagi pengambil keputusan, memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm
pengambilan keputusan, memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah. Keuntungan
sentralisasi : Keputusan komprehensif yang akan diambil, penghematan dan
lebih efektif .
Daftar Pustaka :
http://widyanurfitriyani.blogspot.co.id/2014/05/makalah-struktur-dan-desain-organisasi.html
